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PRIVACY POLICY – SUITE HOME FERRARA

Informativa sul trattamento dei dati personali, ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e del D.Lgs. 30 giugno 2003, n. 196 (Codice Privacy)

La presente informativa spiega come Green House Italy S.r.l. tratta i dati personali di chi visita il sito www.suitehomeferrara.it (il “Sito”), di chi chiede informazioni o preventivi, di chi prenota e di chi soggiorna presso Suite Home Ferrara, compresi gli eventuali accompagnatori. Il trattamento dei dati raccolti tramite cookie e altri strumenti di tracciamento è descritto nella Cookie Policy.

 

Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento è Green House Italy S.r.l., con sede legale in Via del Risorgimento n. 84, 71018 Vico del Gargano (FG), P. IVA 04561530710, PEC: greenhouseitalysrl@pec.it , e-mail: amministrazione@suitehomeferrara.it . Il Titolare gestisce la struttura ricettiva Suite Home Ferrara, composta dal Residence di Via Coronella n. 89, 44124 Ferrara, e da appartamenti situati nel centro storico di Ferrara (CIN: IT038008B4CZQ2TTFU)

Per qualsiasi domanda in materia di protezione dei dati personali, è possibile contattare il Titolare ai seguenti recapiti:

 

Tipologie di dati trattati

Il sito web www.suitehomeferrara.it (di seguito, il “Sito”), gestito da Green House Italy S.r.l., può trattare le seguenti categorie di dati personali:

Dati forniti volontariamente dall’interessato:

  • Dati identificativi e di contatto (nome, cognome, indirizzo e-mail, numero di telefono);

  • Dati relativi a richieste di informazioni, preventivi, prenotazioni o altri servizi (date di arrivo e partenza, numero di ospiti, sistemazione scelta, preferenze e richieste particolari);

  • Dati anagrafici e del documento di identità, richiesti al momento dell’arrivo per gli adempimenti di legge;

  • Dati di fatturazione (codice fiscale o partita IVA, indirizzo);

  • Dati relativi a pagamenti: sono gestiti dai prestatori di servizi di pagamento. Il Titolare riceve soltanto l’esito dell’operazione e i dati strettamente necessari a documentarla. Se la carta di pagamento è fornita a garanzia della prenotazione, i relativi dati sono trattati con misure di sicurezza adeguate e solo per il tempo necessario;

  • Eventuali altri dati comunicati spontaneamente dall’interessato tramite moduli, e-mail o altri canali.

Dati ricevuti da terzi (art. 14 GDPR)

Il Titolare può ricevere dati personali anche da fonti diverse dall’interessato:

  • portali di prenotazione online (ad es. Booking.com, Airbnb, Expedia), quando la prenotazione avviene tramite di essi: nome, dati di contatto (compreso l’eventuale indirizzo e-mail “schermato” fornito dal portale), date del soggiorno, importi e richieste dell’ospite;

  • la persona che effettua la prenotazione per conto di altri: dati anagrafici degli accompagnatori, compresi eventuali minori.

Chi prenota per conto di altre persone è tenuto a informarle del trattamento dei loro dati e a metterle a conoscenza della presente informativa. Resta ferma la possibilità per gli accompagnatori di esercitare direttamente i diritti indicati nella presente informativa.

Dati di navigazione e informazioni raccolte automaticamente

I sistemi informatici e le procedure software che fanno funzionare il Sito acquisiscono, nel corso del loro normale esercizio, alcuni dati la cui trasmissione è implicita nell’uso dei protocolli di comunicazione di Internet: indirizzi IP, tipo di browser e di dispositivo, sistema operativo, indirizzi URI delle risorse richieste, orario e metodo della richiesta, dimensione della risposta, codice di stato della risposta del server e altri parametri tecnici.

Questi dati possono consentire, anche in associazione con altri dati, di identificare l’utente. Sono trattati per assicurare il funzionamento e la sicurezza del Sito e, in forma aggregata, per elaborare statistiche sull’uso del Sito.

Categorie particolari di dati

Il Titolare non richiede dati appartenenti alle categorie particolari di cui all’art. 9 GDPR, ad esempio i dati relativi alla salute. Se l’interessato sceglie di comunicare esigenze legate alla salute, alla disabilità o all’alimentazione per ricevere un servizio adeguato, questi dati sono trattati solo per soddisfare la richiesta. La base giuridica è il consenso esplicito dell’interessato (art. 9, par. 2, lett. a), GDPR). I dati sono cancellati al termine del soggiorno, salvo quanto indicato per le esenzioni dall’imposta di soggiorno.

 

Finalità, basi giuridiche del trattamento e tempi di conservazione

I dati personali sono trattati per le seguenti finalità.

Erogazione dei servizi richiesti e gestione delle relazioni contrattuali

I dati forniti per richiedere informazioni, preventivi, prenotare soggiorni o usufruire di servizi sono trattati per:

  • Rispondere alle richieste: per rispondere alla richieste inviate tramite il modulo di contatto, l’e-mail, il telefono o i servizi di messaggistica; Base giuridica: esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell’interessato (art. 6, par. 1, lett. b), GDPR); Conservazione: 12 mesi dall’ultimo contatto, se alla richiesta non segue una prenotazione;  Natura del conferimento: Il conferimento dei dati è necessario e senza questi dati non è possibile rispondere alle richieste né concludere o eseguire la prenotazione.

  • Gestire prenotazioni, soggiorni e servizi accessori: Per gestire la prenotazione, effettuata direttamente tramite il sistema di prenotazione del Sito oppure tramite un portale online, e il soggiorno. Rientrano in questa finalità incassi, garanzie e rimborsi, le comunicazioni prima dell’arrivo e le istruzioni per il check-in, l’assistenza durante il soggiorno, la gestione di reclami e degli oggetti smarriti; Base giuridica: esecuzione del contratto di cui l’interessato è parte (art. 6, par. 1, lett. b), GDPR); Conservazione: per la durata del rapporto e, successivamente, fino a 10 anni dalla fine del soggiorno (termine di prescrizione ordinaria, art. 2946 c.c.). Oltre la fine del soggiorno si conservano solo i dati necessari a documentare il rapporto; Natura del conferimento: Il conferimento dei dati è necessario e senza questi dati non è possibile rispondere alle richieste né concludere o eseguire la prenotazione.

  • Identificazione degli ospiti e comunicazione all’Autorità di Pubblica Sicurezza: Ai sensi dell’art. 109 del R.D. 18 giugno 1931, n. 773 (TULPS), e dei relativi decreti attuativi, il Titolare deve identificare tutti gli ospiti tramite un documento di identità valido. Deve inoltre comunicarne le generalità alla Questura attraverso il servizio telematico “Alloggiati Web” del Ministero dell’Interno. La comunicazione avviene entro 24 ore dall’arrivo oppure, per soggiorni non superiori a 24 ore, immediatamente; Base giuridica: adempimento di un obbligo legale (art. 6, par. 1, lett. c), GDPR). Il conferimento dei dati è obbligatorio: senza di essi non è possibile dare alloggio; Conservazione: il Titolare non conserva copie dei documenti di identità oltre il tempo strettamente necessario alla verifica e alla comunicazione. Le ricevute di trasmissione rilasciate dal sistema Alloggiati Web sono conservate per il periodo previsto dalla normativa di settore (5 anni); Natura del conferimento: Il conferimento dei dati è obbligatorio per legge e senza questi dati non è possibile fornire l’alloggio.

  • Rilevazioni statistiche sul movimento turistico: Il Titolare è tenuto a comunicare alla Regione Emilia-Romagna e all’ISTAT i dati sugli arrivi e sulle presenze degli ospiti, nell’ambito delle rilevazioni statistiche ufficiali (D.Lgs. 6 settembre 1989, n. 322, e Programma Statistico Nazionale). Si tratta di dati privi di elementi identificativi diretti, come sesso, età, cittadinanza e luogo di residenza; Base giuridica: adempimento di un obbligo legale (art. 6, par. 1, lett. c), GDPR); Conservazione: i dati sono trasmessi nei termini previsti e non vengono conservati per questa finalità; Natura del conferimento: Il conferimento dei dati è obbligatorio per legge e senza questi dati non è possibile fornire la prestazione.

  • Imposta di soggiorno: Il Titolare riscuote l’imposta di soggiorno per conto del Comune di Ferrara, ai sensi dell’art. 4 del D.Lgs. 14 marzo 2011, n. 23, e del regolamento comunale. Svolge anche i relativi adempimenti dichiarativi, compresa la gestione di eventuali esenzioni. Se un’esenzione presuppone dati relativi alla salute, questi sono trattati soltanto nei limiti richiesti dal regolamento comunale (art. 9, par. 2, lett. g), GDPR e art. 2-sexies Codice Privacy); Base giuridica: adempimento di un obbligo legale (art. 6, par. 1, lett. c), GDPR); Conservazione: per il periodo in cui il Comune può svolgere i controlli previsti dalla normativa tributaria, di regola fino al 31 dicembre del quinto anno successivo a quello del versamento; Natura del conferimento: Il conferimento dei dati è obbligatorio per legge e senza questi dati non è possibile fornire la prestazione.

  • Adempimenti contabili e fiscali: Per emettere e conservare documenti fiscali, tenere le scritture contabili e adempiere agli altri obblighi di legge; Base giuridica: adempimento di un obbligo legale (art. 6, par. 1, lett. c), GDPR); Conservazione: 10 anni (art. 2220 c.c. e normativa fiscale); Natura del conferimento: Il conferimento dei dati è obbligatorio per legge e senza questi dati non è possibile fornire la prestazione.

  • Funzionamento e sicurezza del Sito e prevenzione delle frodi: Per garantire il corretto funzionamento del Sito, proteggerlo da abusi e attacchi informatici e accertare eventuali illeciti; Base giuridica: legittimo interesse del Titolare alla sicurezza dei propri sistemi (art. 6, par. 1, lett. f), GDPR); Conservazione: non oltre 12 mesi, salvo la necessità di accertare reati o illeciti.

  • Tutela dei diritti del Titolare: Per accertare, esercitare o difendere un diritto del Titolare in sede stragiudiziale o giudiziale; Base giuridica: legittimo interesse del Titolare (art. 6, par. 1, lett. f), GDPR) e, per le categorie particolari di dati, art. 9, par. 2, lett. f), GDPR; Conservazione: per tutta la durata del contenzioso e fino alla scadenza dei termini per le impugnazioni.

  • Comunicazioni commerciali ai clienti (c.d. soft spam): Il Titolare può usare l’indirizzo e-mail che l’ospite gli ha fornito direttamente in occasione di una precedente prenotazione per inviargli, solo via e-mail, comunicazioni su servizi analoghi a quelli già acquistati. Sono esclusi gli indirizzi ricevuti tramite i portali di prenotazione online. L’interessato può opporsi già al momento della raccolta dell’indirizzo e, in seguito, in ogni momento, gratuitamente, tramite il link presente in ciascuna comunicazione o scrivendo a privacy@suitehomeferrara.it; Base giuridica: legittimo interesse del Titolare, nei limiti dell’art. 130, comma 4, del Codice Privacy (art. 6, par. 1, lett. f), GDPR); Conservazione: fino all’opposizione e comunque non oltre 24 mesi dall’ultimo soggiorno; Natura del conferimento: Il conferimento dei dati per la finalità è facoltativo e rifiutare il consenso non ha alcuna conseguenza sulla prenotazione o sul soggiorno.

  • Marketing diretto solo previo consenso: Solo con un consenso specifico, libero e facoltativo, raccolto separatamente, il Titolare può inviare newsletter, offerte e comunicazioni promozionali sui propri servizi. Possono essere usati sia strumenti automatizzati (e-mail, SMS, servizi di messaggistica) sia strumenti tradizionali (telefono con operatore). L’interessato può revocare il consenso in ogni momento, anche solo per alcuni canali, senza che ciò pregiudichi la liceità del trattamento effettuato prima della revoca; Base giuridica: consenso dell’interessato (art. 6, par. 1, lett. a), GDPR e art. 130 Codice Privacy). Conservazione: fino alla revoca del consenso e comunque non oltre 24 mesi dall’ultima interazione, dopo i quali il consenso potrà essere richiesto di nuovo. La prova del consenso è conservata per il tempo necessario a dimostrarne l’esistenza; Natura del conferimento: Il conferimento dei dati per la finalità è facoltativo e rifiutare il consenso non ha alcuna conseguenza sulla prenotazione o sul soggiorno.

Al termine dei periodi indicati i dati sono cancellati o resi anonimi in modo irreversibile.

 

Modalità del trattamento

Il trattamento è effettuato mediante strumenti informatici e/o cartellari, con modalità organizzative e tecniche idonee a garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati, anche mediante l’adozione di misure di sicurezza adeguate ai sensi dell’art. 32 GDPR (es. cifratura delle comunicazioni, controlli di accesso, backup, procedure di gestione degli incidenti, artt. 33 e 34 GDPR).

I dati sono trattati da personale interno appositamente autorizzato e formato dal Titolare (art. 29 GDPR e art. 2-quaterdecies Codice Privacy), nonché da soggetti esterni che agiscono in qualità di responsabili o incaricati del trattamento, ove nominati.

Il Titolare non adotta processi decisionali basati unicamente su trattamenti automatizzati, compresa la profilazione, che producano effetti giuridici o incidano in modo analogo significativamente sull’interessato (art. 22 GDPR).

 

Destinatari dei dati

I dati possono essere comunicati, per le finalità sopra indicate, a soggetti che agiscono in qualità di:

  • Responsabili del trattamento (art. 28 GDPR): Sono soggetti che trattano i dati per conto del Titolare, sulla base di un contratto che ne disciplina gli obblighi: Wix.com Ltd, fornitore della piattaforma e del servizio di hosting del Sito; TeamSystem S.p.A., fornitore del sistema di prenotazione online (booking engine) e del gestionale della struttura; fornitori dei servizi di posta elettronica, dei servizi cloud e di assistenza informatica; consulenti contabili e fiscali, per le attività svolte per conto del Titolare. L’elenco aggiornato dei responsabili del trattamento può essere richiesto a privacy@suitehomeferrara.it .

  • Titolari autonomi del trattamento: Sono soggetti che trattano i dati per proprie finalità o in forza di un obbligo di legge: Questura competente e Ministero dell’Interno (servizio Alloggiati Web); Regione Emilia-Romagna e ISTAT, per le rilevazioni statistiche; Comune di Ferrara, per l’imposta di soggiorno; Agenzia delle Entrate e altre amministrazioni finanziarie; portali di prenotazione online tramite i quali è stata effettuata la prenotazione, che trattano i dati secondo le proprie informative; istituti bancari, circuiti delle carte di pagamento e prestatori di servizi di pagamento; avvocati e altri professionisti, per la tutela dei diritti del Titolare; autorità giudiziarie e di polizia, su loro richiesta e nei casi previsti dalla legge.

I dati non saranno diffusi, salvo nei casi previsti dalla legge.

 

Trasferimento dei dati fuori dallo Spazio Economico Europeo

Alcuni fornitori possono trattare dati al di fuori dello Spazio Economico Europeo (SEE). In tali casi il trasferimento avviene nel rispetto del Capo V del GDPR:

  • Wix.com è una società con sede in Israele – Paese riconosciuto come adeguato dalla Commissione europea (Decisione 2011/61/UE; art 45 GDPR) -, che opera in conformità al GDPR e si avvale di infrastrutture dislocate anche al di fuori dello Spazio Economico Europeo (SEE). La società ha adottato garanzie adeguate per i trasferimenti internazionali, in particolare facendo riferimento al Data Privacy Framework e/o alle clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione europea, nonché alle proprie policy di privacy e sicurezza. Per ulteriori informazioni si rinvia all’informativa privacy di Wix.

  • Altri fornitori di servizi (es. provider di e-mail, servizi di analytics, strumenti di marketing, piattaforme di pagamento) possono trattare i dati in Paesi al di fuori del SEE. Se i fornitori o i loro sub-responsabili trattano dati negli Stati Uniti, il trasferimento si basa sulla decisione di adeguatezza relativa all’EU-U.S. Data Privacy Framework (10 luglio 2023), per i soggetti certificati. Per gli altri si applicano le clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione europea (Decisione (UE) 2021/914), con eventuali misure supplementari. I portali di prenotazione con sede fuori dal SEE trattano i dati come titolari autonomi, secondo le proprie informative.

Per informazioni specifiche sui singoli fornitori e sulle garanzie adottate, è possibile contattare il Titolare scrivendo a privacy@suitehomeferrara.it .

 

Periodo di conservazione dei dati

I dati personali sono conservati per il periodo strettamente necessario a conseguire le finalità indicate, salvo obblighi di legge che impongano termini diversi.

In particolare:

  • Dati per richieste di informazioni e preventivi: conservati per il tempo necessario a gestire la richiesta e, comunque, per un periodo non superiore a 24 mesi dall’ultimo contatto, salvo consenso più ampio o necessità di tutela in sede giudiziaria.

  • Dati per prenotazioni e soggiorni: conservati per la durata del rapporto contrattuale e, successivamente, per il periodo richiesto dalla normativa fiscale, civile e contabile (in linea generale, fino a 10 anni per la documentazione contabile e fiscale), salvo ulteriori termini previsti da leggi specifiche.

  • Dati per marketing e newsletter: conservati fino alla revoca del consenso e, comunque, per un periodo non superiore a 24 mesi dall’ultima interazione significativa, salvo necessità di conservazione della prova del consenso o di tutela in sede giudiziaria.

  • Dati di navigazione e log tecnici: conservati per un periodo generalmente non superiore a 12–24 mesi, salvo necessità di accertamento di responsabilità in caso di reati o illeciti.

  • Dati trattati per adempimenti legali: conservati per i periodi previsti dalle specifiche norme di legge.

Al termine del periodo di conservazione, i dati sono cancellati o resi anonimi, salvo quelli che devono essere conservati per obblighi di legge.

 

Diritti dell’interessato

L’interessato può esercitare, nei limiti e alle condizioni previsti dal GDPR, i seguenti diritti:

  • accesso ai dati personali (art. 15 GDPR);

  • rettifica (art. 16 GDPR) o cancellazione (“diritto all’oblio”) (art. 17 GDPR);

  • limitazione del trattamento (art. 18 GDPR);

  • ricevere i dati in un formato strutturato e trasmetterli a un altro titolare (art. 20 GDPR);

  • opporsi al trattamento basato sul legittimo interesse, per motivi connessi alla propria situazione particolare (art. 21, par. 1 GDPR);

  •  opporsi in ogni momento e senza dover fornire motivazioni al trattamento per finalità di marketing (art. 21, parr. 2 e 3);

  • revocare il consenso in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prima della revoca (art. 7, par. 3);

  • proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, Piazza Venezia n. 11, 00187 Roma (www.garanteprivacy.it), o all’autorità di controllo dello Stato UE in cui risiede o lavora abitualmente (art. 77).

Le richieste si inviano a privacy@suitehomeferrara.it  oppure via PEC a greenhouseitalysrl@pec.it . Il Titolare risponde senza ingiustificato ritardo e comunque entro un mese dal ricevimento. Il termine può essere prorogato di due mesi, se necessario, tenuto conto della complessità e del numero delle richieste; in tal caso l’interessato ne viene informato (art. 12, par. 3, GDPR). L’esercizio dei diritti è gratuito, salvo richieste manifestamente infondate o eccessive. Il Titolare può chiedere informazioni utili a verificare l’identità del richiedente.

 

Collegamenti a siti di terzi

Il pulsante di prenotazione del Sito rimanda al sistema di prenotazione online fornito da TeamSystem, su un dominio diverso dal Sito. I dati inseriti per prenotare sono trattati dal Titolare secondo la presente informativa, con TeamSystem in qualità di responsabile del trattamento. Per i cookie installati da quel sistema si rinvia alla relativa informativa. Gli altri siti di terzi raggiungibili dal Sito, compresi i portali di prenotazione, sono regolati dalle rispettive informative.

 

Cookie

Per le informazioni sui cookie e sugli altri strumenti di tracciamento utilizzati dal Sito si rinvia alla Cookie Policy.

Modifiche alla presente informativa

La presente informativa può essere aggiornata per tenere conto di nuove normative, di modifiche organizzative o di cambiamenti nei trattamenti effettuati. La versione aggiornata sarà pubblicata sul Sito, con indicazione della data di ultimo aggiornamento. Si invita l’interessato a consultare periodicamente questa pagina.

Data di ultimo aggiornamento: 28 settembre 2026

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